Cuối năm luôn là giai đoạn cao điểm đối với bộ phận nhân sự (HR) khi phải xử lý hàng loạt công việc để hoàn tất báo cáo, tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn bị cho năm mới. Dưới đây là danh sách 8 công việc cuối năm HR phải làm, được đúc kết từ kinh nghiệm lâu năm của kế toán và tham vấn chuyên môn từ luật sư, giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi quy trình đúng luật và hiệu quả. Bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc này cho HR và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định.
1. Thông Báo Tình Hình Biến Động Lao Động Tháng 11 (Nếu Có)
Việc thông báo tình hình biến động lao động hàng tháng là yêu cầu pháp lý nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, kiểm soát và đánh giá thị trường lao động. Tháng 11 là thời điểm mà nhiều doanh nghiệp thường ghi nhận các biến động nhân sự để chuẩn bị cho kế hoạch cuối năm.
1.1 Vì sao cần thông báo biến động lao động?
- Đảm bảo sự minh bạch trong quản lý lao động giữa doanh nghiệp và cơ quan chức năng.
- Tuân thủ quy định tại Điều 4, Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Tránh bị xử phạt hành chính do không thực hiện đúng thời hạn.
1.2 Những trường hợp cần báo cáo:
- Tuyển dụng thêm lao động để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
- Lao động nghỉ việc (tự nguyện hoặc do doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng).
- Thay đổi thông tin hợp đồng lao động (về vị trí, mức lương, hoặc thời gian làm việc).
1.3 Hướng dẫn thực hiện:
Thu thập thông tin:
- Lập danh sách các nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi thông tin hợp đồng.
- Đảm bảo dữ liệu chính xác để tránh phải chỉnh sửa báo cáo.
Điền mẫu báo cáo:
- Sử dụng mẫu số 28/BLĐTBXH về báo cáo tình hình sử dụng lao động.
- Lưu ý điền đầy đủ các thông tin về số lượng lao động, lý do biến động, và các chi tiết liên quan khác.
Nộp báo cáo:
- Báo cáo có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương.
- Thời hạn: Nộp trước ngày 3 của tháng tiếp theo.
Lưu ý từ luật sư:
Doanh nghiệp vi phạm quy định thông báo biến động lao động có thể bị phạt hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, việc báo cáo không chính xác hoặc không kịp thời cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt cơ quan chức năng.
>>>>>> Xem thêm: Giấy Phép Cho thuê lại lao động
2. Báo Cáo Tình Hình Thay Đổi Lao Động Năm
Báo cáo tổng hợp tình hình thay đổi lao động năm là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tổng kết toàn bộ biến động nhân sự trong năm. Đây cũng là cơ sở để các cơ quan quản lý đánh giá chính sách lao động và điều chỉnh nếu cần thiết.
Vai trò của báo cáo:
- Tổng hợp dữ liệu để xây dựng chiến lược lao động cho năm mới.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý, tránh các rủi ro pháp lý liên quan.
- Tạo điều kiện cho cơ quan quản lý giám sát và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
2.1. Nội dung cần có trong báo cáo:
Số lượng lao động hiện tại:
- Tổng số lao động đang làm việc.
- Phân loại theo giới tính, trình độ học vấn, ngành nghề.
Biến động lao động trong năm:
- Số lao động mới được tuyển dụng.
- Số lao động nghỉ việc, lý do nghỉ việc.
Các thay đổi về hợp đồng lao động:
- Hợp đồng không xác định thời hạn.
- Hợp đồng xác định thời hạn hoặc hợp đồng mùa vụ.
Thông tin về đào tạo và nâng cao tay nghề:
- Số lượng lao động được đào tạo.
- Các chương trình, chính sách nâng cao tay nghề.
2.2 Hướng dẫn thực hiện:
Thu thập dữ liệu:
- Tổng hợp thông tin từ phòng nhân sự và kế toán.
- Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
Lập báo cáo:
- Sử dụng mẫu báo cáo quy định bởi cơ quan chức năng.
- Đảm bảo báo cáo đầy đủ các hạng mục yêu cầu.
Nộp báo cáo:
- Nộp qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan quản lý lao động.
- Thời hạn: Trước ngày 31/12 hàng năm.
Lưu ý từ luật sư:
Việc không nộp báo cáo hoặc nộp chậm có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật, với mức phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ báo cáo này trong ít nhất 5 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
3. Nộp Hồ Sơ Khai Thuế Khoán Năm Sau (Đối Với Hộ Kinh Doanh, Cá Nhân Kinh Doanh)
Việc nộp hồ sơ khai thuế khoán hàng năm là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đây không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là cơ sở để xác định số thuế phải nộp trong năm tài chính tiếp theo.
3.1 Thuế khoán là gì?
Thuế khoán là hình thức tính thuế dựa trên doanh thu ước tính của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh trong năm. Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, thuế khoán bao gồm:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
3.2 Hồ sơ khai thuế khoán cần chuẩn bị:
Tờ khai thuế: Sử dụng mẫu số 01/CNKD ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Tài liệu chứng minh doanh thu:
- Báo cáo doanh thu năm hiện tại.
- Các hợp đồng, hóa đơn hoặc giấy tờ liên quan khác.
Quy trình nộp hồ sơ:
Xác định doanh thu ước tính:
- Dựa trên doanh thu năm hiện tại và dự kiến hoạt động năm sau.
- Đảm bảo số liệu chính xác để tránh sai sót trong quyết toán.
Hoàn thiện hồ sơ:
- Điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai.
- Đính kèm các giấy tờ chứng minh doanh thu (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
Nộp hồ sơ:
- Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương.
- Thời hạn: Trước ngày 31/12 hàng năm.
Lưu ý từ luật sư:
Nếu không nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn hoặc kê khai không trung thực, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính từ 2 triệu đến 5 triệu đồng, hoặc cao hơn nếu vi phạm nghiêm trọng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Vai trò của kế toán lâu năm:
Kế toán đóng vai trò tư vấn và hỗ trợ hộ kinh doanh chuẩn bị các số liệu cần thiết, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý.
>>>>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
4. Báo Cáo Về Tình Hình Hoạt Động Đưa Người Lao Động Đi Làm Việc Ở Nước Ngoài Theo Hợp Đồng
Hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng được quản lý chặt chẽ bởi pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp xuất khẩu lao động. Báo cáo tình hình hoạt động này là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp có giấy phép.
4.1 Cơ sở pháp lý:
Theo quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng năm 2020 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp phải định kỳ báo cáo hoạt động đưa lao động ra nước ngoài.
4.2 Nội dung báo cáo cần có:
Tổng số lao động đưa đi trong năm:
- Số lao động theo từng thị trường (Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan,...).
- Thống kê theo giới tính, ngành nghề, thời hạn hợp đồng.
Các thay đổi về hợp đồng lao động:
- Số lao động gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Lý do chấm dứt hợp đồng sớm (nếu có).
Tình hình giải quyết quyền lợi của người lao động:
- Các trường hợp khiếu nại, tranh chấp.
- Kết quả giải quyết và biện pháp hỗ trợ.
Các khó khăn, vướng mắc:
- Các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
- Kiến nghị đến cơ quan chức năng (nếu có).
4.3 Quy trình nộp báo cáo:
Chuẩn bị số liệu:
- Tập hợp dữ liệu từ bộ phận nhân sự và kế toán.
- Kiểm tra tính chính xác, đối chiếu với hợp đồng và sổ sách kế toán.
Lập báo cáo:
- Sử dụng biểu mẫu quy định tại Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH.
- Đảm bảo báo cáo phản ánh trung thực, đầy đủ các thông tin cần thiết.
Nộp báo cáo:
- Gửi báo cáo qua Cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Thời hạn: Trước ngày 31/12 hàng năm.
Lưu ý từ luật sư:
Doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ báo cáo có thể bị xử phạt hành chính lên tới 50 triệu đồng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Ngoài ra, việc không báo cáo đúng hạn có thể ảnh hưởng đến việc gia hạn hoặc cấp lại giấy phép hoạt động.
Vai trò của kế toán lâu năm:
Kế toán không chỉ giúp lập báo cáo chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng. Một kế toán giàu kinh nghiệm sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo báo cáo được nộp đúng hạn, đúng quy định.
5. Báo Cáo Tình Hình Cho Thuê Lại Lao Động Năm 2024
Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật lao động. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì giấy phép mà còn tránh được các rủi ro pháp lý.
5.1 Cơ sở pháp lý:
- Điều 55 Bộ luật Lao động 2019.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết.
- Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH quy định biểu mẫu báo cáo.
5.2 Nội dung chính của báo cáo:
Tình hình sử dụng lao động thuê lại:
- Số lượng người lao động được thuê lại trong năm, phân chia theo ngành nghề, giới tính, và thời hạn hợp đồng.
- Các doanh nghiệp nhận lao động thuê lại và số lượng lao động tại mỗi doanh nghiệp.
Thay đổi trong quan hệ lao động:
- Tình trạng chấm dứt hoặc gia hạn hợp đồng thuê lại lao động.
- Số trường hợp phát sinh tranh chấp giữa lao động và bên thuê.
Thực hiện quyền và nghĩa vụ với người lao động:
- Các chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT).
- Tình hình trả lương và các khoản phúc lợi khác.
Khó khăn và kiến nghị:
- Các vấn đề gặp phải trong quá trình cho thuê lao động, như tranh chấp, thiếu lao động hoặc các thay đổi pháp luật.
5.3 Quy trình nộp báo cáo:
Thu thập và tổng hợp thông tin:
- Dựa trên hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động thuê lại.
- Kiểm tra số liệu để đảm bảo tính chính xác.
Lập báo cáo:
- Sử dụng biểu mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH.
- Điền đầy đủ thông tin, nhấn mạnh các khó khăn và giải pháp kiến nghị.
Nộp báo cáo:
- Thời hạn: Trước ngày 15/01/2025.
- Hình thức: Gửi trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Lưu ý từ luật sư:
Doanh nghiệp không báo cáo hoặc báo cáo sai sự thật có thể bị phạt hành chính lên tới 100 triệu đồng, đồng thời có nguy cơ bị tạm đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép.
Vai trò của kế toán lâu năm:
Kế toán là người trực tiếp tổng hợp số liệu và đảm bảo báo cáo đầy đủ, kịp thời. Kinh nghiệm của kế toán giúp hạn chế các sai sót về số liệu và hỗ trợ doanh nghiệp đối phó với các yêu cầu kiểm tra từ cơ quan quản lý.
6. Nộp Tờ Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT), Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) Tháng 11
Việc nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN hàng tháng là nghĩa vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh và cá nhân có nghĩa vụ thuế. Đây là một trong những công việc quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế và tránh các rủi ro pháp lý.
6.1 Cơ sở pháp lý:
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
6.2 Nộp tờ khai thuế GTGT tháng 11:
Phạm vi áp dụng:
- Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
- Cá nhân, tổ chức kinh doanh có doanh thu lớn.
Nội dung tờ khai:
- Tổng doanh thu chịu thuế GTGT.
- Thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Số thuế GTGT phải nộp (nếu có).
6.3 Nộp tờ khai thuế TNCN tháng 11:
Phạm vi áp dụng:
- Các doanh nghiệp có khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.
Nội dung tờ khai:
- Tổng thu nhập chịu thuế của người lao động.
- Số thuế TNCN đã khấu trừ.
- Số thuế TNCN phải nộp thêm (nếu có).
6.4 Quy trình nộp tờ khai:
Chuẩn bị tờ khai:
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.
- Kiểm tra số liệu từ sổ sách kế toán.
Nộp tờ khai:
- Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
- Thời hạn: Ngày 20/12/2024.
Nộp tiền thuế (nếu có): Chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán trực tuyến.
Lưu ý từ luật sư:
Không nộp tờ khai đúng hạn hoặc kê khai sai có thể bị xử phạt từ 3 triệu đến 25 triệu đồng, tuỳ theo mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Vai trò của kế toán lâu năm:
Kế toán là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập và nộp tờ khai thuế đúng thời hạn. Với kinh nghiệm, kế toán không chỉ đảm bảo số liệu chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các khoản thuế phải nộp và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật.
7. Báo Cáo Hàng Năm Công Tác Kiểm Định An Toàn Lao Động
Báo cáo này giúp cơ quan chức năng nắm bắt tình hình kiểm định thiết bị an toàn lao động tại doanh nghiệp.
Cách thực hiện:
- Kiểm tra sổ sách và hồ sơ kiểm định thiết bị trong năm.
- Lập báo cáo theo mẫu hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Nộp báo cáo trước ngày 31/12.
Lưu ý: Đảm bảo tất cả thiết bị trong danh mục kiểm định đã được kiểm tra và có chứng nhận hợp lệ.
8. Trích Nộp Tiền BHXH, BHYT, BHTN và Kinh Phí Công Đoàn Tháng 12
Đây là công việc bắt buộc cuối năm để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Các bước thực hiện:
- Tính toán số tiền phải trích nộp dựa trên lương tháng 12.
- Thực hiện nộp qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan BHXH.
- Lưu lại biên lai để đối chiếu khi cần.
Hoàn thành 8 công việc cuối năm HR phải làm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn là cơ sở để xây dựng niềm tin với người lao động và cơ quan quản lý. Với kinh nghiệm của một kế toán lâu năm cùng sự tư vấn từ luật sư, bài viết hy vọng cung cấp thông tin hữu ích để bạn thực hiện mọi công việc một cách hiệu quả và đúng quy định.
